Deine Hausverwaltung, ohne den Anfragenstau.
Alle Kommunikationskanäle deiner Verwaltung in einem System. Anfragen sortieren sich selbst, Routinefälle beantwortet die Software automatisch. Wir richten deine Verwaltung persönlich ein.
Von der Meldung bis zur Lösung, ohne Zettelwirtschaft.
Jede Meldung wird ein Ticket mit Nummer und Verlauf.
Egal ob die Anfrage über das Portal, per E-Mail oder telefonisch kommt: Sie landet als Ticket mit Kategorie, Priorität und komplettem Verlauf im Team. Nichts geht mehr in Postfächern verloren, jeder sieht sofort den Stand.
- Automatische Ticketnummern
- Kompletter Verlauf pro Vorgang
- Prioritäten und Kategorien automatisch gesetzt
Deine Mieter melden alles digital, unter deinem Namen.
Das Portal trägt Logo und Namen deiner Verwaltung. Mieter stellen Anfragen, verfolgen den Stand und bekommen vom Chatbot sofort Antworten auf häufige Fragen. Der Zugang kommt bequem per Brief mit QR Code.
- Komplett in deinem Branding
- Chatbot beantwortet häufige Fragen sofort
- Zugangscodes per Brief mit QR Code
Routinefälle erledigt die Software, du behältst die Kontrolle.
Du entscheidest pro Kategorie, wie viel die Software automatisch erledigen darf: nur vorschlagen, mit deiner Freigabe arbeiten oder ganz von selbst antworten. Kritische Themen gehen immer an einen Menschen, jeder Schritt ist dokumentiert.
- Autonomie in Stufen, pro Kategorie
- Freigabe Queue für sensible Antworten
- Notfälle sofort ans Team
Weitergeleitete Mails werden automatisch zu Vorgängen.
Leite dein Verwaltungspostfach einfach weiter: Aus jeder Mieter Mail entsteht ein einsortiertes Ticket mit Kategorie und Priorität. Newsletter und Werbung landen getrennt, dein Posteingang bleibt leer.
- Eigene Eingangsadresse für deine Verwaltung
- Werbung wird automatisch aussortiert
- Antworten laufen als Verlauf mit
Du siehst schwarz auf weiß, wie viel Arbeit wegfällt.
Bearbeitungszeiten, offene Vorgänge und die Quote der Fälle, die ganz ohne dein Team gelöst wurden. So erkennst du Problemmuster in Objekten, bevor sie teuer werden.
- Gelöst ohne Team als Kernkennzahl
- Bearbeitungszeiten pro Kategorie
- Problemmuster pro Objekt
Diese Woche angefragt, nächste Woche entlastet.
Kurze Anfrage an uns, wir richten deinen Workspace mit vollem Funktionsumfang ein. Als Pilot bist du in wenigen Tagen produktiv.
Objekte, Einheiten und Mieter per CSV importieren oder von Hand erfassen. Wir machen das beim Piloten gemeinsam mit dir.
Mieter einladen, Zugangsbriefe drucken, E-Mail Weiterleitung setzen. Ab jetzt arbeitet Optmyze für dich.
Wir suchen Verwaltungen, die vorangehen.
Optmyze startet mit ausgewählten Pilotverwaltungen. Du bekommst die Software zu Pilotkonditionen und wir bauen sie gemeinsam um deinen Alltag herum.
Als Pilotverwaltung nutzt du Optmyze zu Sonderkonditionen statt Listenpreis. Die Details klären wir in einem kurzen Gespräch.
Wir importieren deinen Bestand gemeinsam, richten Portal und E-Mail-Eingang ein und begleiten die ersten Wochen persönlich.
Deine Anforderungen fließen priorisiert ins Produkt. Du gestaltest mit, statt zu nehmen, was da ist.